Как контролировать растянутые по времени процессы?

Дата: 24.04.2017

2017-04-23_085653.png
исполнитель: «WEB for ALL»-Доступные Технологии.

подготовил: руководитель проекта «WEB for ALL»

автор:  Баязи А.


save_as_pdf.gif    Скачать в PDF 


Задача

1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании.

2.  Организовать полный контроль процесса подписания договора

3. Увеличить количество выигранных сделок

Что мы имеем в начале:

Консорциум «Welding Group» - группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.

Проблем-листинг:

1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.

2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.

3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.

4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.

5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.

 6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.

7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.

Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?

Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые  места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».

Битрикс24: «Универсальные Списки» - это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.

С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить  реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как  автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.

Битрикс24: «Бизнес-Процесс»  - инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов – позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.

И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:

  • Универсальные Списки

  • Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.

  • Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям

  • Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса

  • Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.

Настраиваем «Универсальный Список» для ведения реестра договоров.

 В нашем примере мы будем создавать список вне рабочей группы, который находится: Компания > Списки.

001.png

Итак, мы получили заготовку нашего будущего электронного реестра договоров, полностью соответствующему реестру договоров, который ведет компания в Exell-файле. Преимущества этого на лицо:

  • Доступ к реестру имеют все ответственные сотрудники

  •  Вся информация по процессу находится в одной точке доступа, а не распределена между сотрудниками.

  • Информация по договору доступна в режиме реального времени, 24 часа в сутки.

  • Состояние договора доступна ВСЕГДА, и не зависит от присутствия сотрудника.

Преимущества такого решения можно перечислять до бесконечности, но представленной информации уже достаточно, чтобы понять о целесообразности ведения реестра договоров внутри корпоративного портала Битрикс24.

 

Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.

Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.

002.png

Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.

003.png

004.png

При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM- Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:

005.png

После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:

006.png

Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:

  • Сам договор;

  • Согласование договора;

  • Исправление договора в случаях несоответствий;

  • Подпись первого руководителя;

  • Вести учет комментариев, всех участников процесса;

  • Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.

007.png

008.png

В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.

009.png

Достигнутые результаты

1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.

2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.

3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.

4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.

5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.